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Se você faz parte da indústria, atacado, distribuidor ou varejo, com certeza sabe que as rupturas no estoque podem trazer inúmeros prejuízos. Embora não devesse, é bem comum só se dar conta de que um produto está faltando quando um cliente decide comprá-lo. Mesmo com todo o avanço tecnológico esse problema ainda pode afetar toda a cadeia de suprimentos e impactar no faturamento, mas quando unimos uma boa gestão e tecnologia de ponta esse problema pode se tornar uma oportunidade de vendas.

Nesse artigo, falaremos sobre a ruptura, suas causas, principais consequências e principalmente, quais as novas alternativas tecnológicas para evitá-las e faturar mais!

Boa leitura!

O que é a Ruptura de Estoque?

Na compra online, ela é a mensagem “produto indisponível” que aparece quando se coloca no carrinho. No mercado físico, são as gôndolas vazias, o produto em falta na prateleira.

Para se ter uma ideia, a ruptura de estoque pode representar até 10% na queda de vendas da indústria, atacado, distribuidora, um número alto considerando os demais fatores que impactam no planejamento comercial. 

Esse cuidado com a reposição do estoque precisa ser tomado com um planejamento bem feito e monitoramento constante, afinal, não prejudica apenas a relação do varejista com o consumidor final, muito pelo contrário, a indústria, atacado e o distribuidor são os mais afetados.

O que leva a ruptura de estoque?

A reposição do estoque, como mencionado anteriormente, precisa ser planejada e monitorada, por isso, elencamos aqui os principais motivos que levam à ruptura:

> Cálculo de compra baseado apenas no histórico de vendas e não na ruptura, abre-se um gap quando se realiza novos pedidos apenas baseado nos históricos anteriores de vendas, descartando assim, as compras emergenciais. 

> Compra no fim do mês, quando as empresas seguram os pedidos de compra esperando melhores condições da indústria ou distribuidora, elas podem encarar a escassez de produção e disponibilidade.

> Excesso de SKUs, aqui é uma dificuldade de quem trabalha com um número extenso de produtos. O que é uma vantagem para o consumidor, pode ser um desafio de gestão, que para ser realizado com maestria, é necessário um sistema eficiente de gestão, pedidos e reposição.

> Desprezo aos diferentes prazos de entrega, uma dificuldade das empresas é entender que cada SKU tem um tempo diferente para ser produzido e entregue, por isso, o monitoramento e planejamento precisa ser realizado com cautela e considerando as diferentes variáveis. 
>Falha no desenho do processo, quando as empresas não conseguem definir quais são as etapas da sua rotina, as atividades e os responsáveis por cada uma. 

>Falta tecnologia adequada, um sistema inteligente e integrado aos demais utilizados, para que assim, seja possível a gestão de estoque, saída de produto, gerenciamento da equipe, histórico de vendas e compras extras.

As principais consequências da ruptura de estoque

Atraso no Planejamento: ruído na capacidade de atendimento e a frequência da reposição, regularidade de fabricação e saída dos produtos, imprecisão de dados e informações.

Pedidos que se tornam prejuízos: imprecisão de dados em históricos de vendas, itens que apresentam falhas como, por exemplo, pedidos atrasados ou trocados, quando o processo é manual, é mais retrabalho para os vendedores/equipe.

Ciclo de reposição equivocado: número insuficiente de promotores/repositores, superlotação na área de armazenagem, falhas no momento do recebimento de materiais, além de perdas, dados e vencimentos.

Estratégia de reconhecimento de marca da indústria/fabricante, a partir do momento que o consumidor sente-se frustrado por não encontrar um produto, e principalmente, se aquilo se torna uma constante, existe o impacto indireto na expectativa não cumprida, além de abrir as portas do cliente para o concorrente. 

É importante um conjunto de ações preventivas e corretivas. Não há como pensar no equilíbrio entre indústria, distribuidor, atacado e varejo sem a reposição de estoque eficiente.

Ruptura do Estoque: Prejuízo para a Indústria, Atacado, Distribuidor e Varejo

A principal consequência de uma ruptura no estoque é o prejuízo nas vendas da Indústria, atacado, distribuidor e do varejo. O consumidor quando não encontra o produto que procura, geralmente opta por essas alternativas:

• Não comprar
• Compra marca concorrente
• Comprar no mercado/loja concorrente. 

Nos 3 casos acima, toda a cadeia perde, seja o varejista com a fidelidade do cliente final, o atacado e distribuidor com a abertura de mercado, e o fabricante que abre as portas para o concorrente. Independente da decisão, todos saem perdendo.

O que fazer para evitar a ruptura de estoque?

Chegamos na parte mais importante do texto, aqui está como você, fabricante, produtor, distribuidor, atacadista e varejista evita a ruptura e realiza uma reposição ágil e inteligente.

Acompanhar dados de vendas (sell-out)

O primeiro passo é compreender quais são as causas da sua ruptura, para que assim, seja possível um planejamento específico.

A indústria e o varejo devem estar alinhados sobre os dados de compras do consumidor final, só assim é possível criar um cronograma de demanda que atenda conforme o mercado está sinalizando, resultando em compras assertivas, redução de perdas e consequentemente, ter uma reposição de estoque adequada.

Investir em controle de estoque

Os vendedores e gestores precisam saber em tempo real as informações do estoque, acompanhar a situação das gôndolas quando as visitas forem realizadas, registrando e garantindo a reposição em tempo hábil e de forma correta, sem desperdícios e rupturas. 

Quando há esse controle efetivo, o processo de reposição é muito mais rápido e adequado. As informações sobre o nível do estoque evitarão que a ruptura aconteça e são essenciais para a manutenção das vendas da empresa. Mas de que forma isso pode ser feito?

Um bom sistema de força de vendas conseguirá extrair informações de toda cadeia de suprimentos, facilitando a gestão da equipe e dos produtos, com tecnologia prática, funcional e inteligente. 
Outro ponto importante no que diz respeito a venda, distribuição e estoque e que pode ser a chave do sucesso: a digitação dos pedidos.

Ainda é comum os vendedores e equipes receberem os grandes pedidos em pdf, com a necessidade da digitação manual para o sistema de vendas. Esse passo gera:

➡   Trabalho operacional desnecessário à equipe
➡   Retrabalho com erros e correções
➡   Devolução de produtos digitados errados
➡   Atraso em entregas por reajuste de pedidos e solicitações emergenciais
➡ Prejuízos financeiros diretos e indiretos para toda a cadeia envolvida, da indústria aos varejistas.

Utilize Inteligência Artificial

O uso de Inteligência Artificial deixou há muito tempo de ser expectativa para o futuro e passou a ser necessidade para o presente. Empresas que ainda não utilizam, acabam ficando para trás e vendo os concorrentes conquistarem mercado.

Pedidos recebidos em PDF podem ser transcritos de forma automática para dentro do sistema, evitando assim que os vendedores percam tempo com essa operação que não agrega valor às vendas, além, é claro, de ganhar tempo, automatizar o processo e alinhar a comunicação com o estoque e reposição.

A Ruptura de estoque é um grande desafio para as empresas, mas quando encarada de frente, como deve ser, com as ferramentas adequadas, vai aumentar o lucro de toda a cadeia, principalmente da indústria, distribuidor e varejo e evitar conflitos e ruídos nos processos. Além, é claro, de conquistar os consumidores, que só querem encontrar o que estão procurando!

Quer evitar a ruptura de estoque? Fale conosco!!!

Pode parecer improvável que, nos dias de hoje, alguém pretenda sobreviver como empresário desprezando as oportunidades trazidas pela tecnologia, em especial, o e-commerce. Sabemos que o e-commerce já vinha se fortalecendo nos últimos anos, mas o processo foi muito acelerado ao longo de 2020. Assim, mesmo quem achava que seu negócio não combinava com vendas online ou era muito pequeno ou especializado demais, viu-se obrigado a abraçar a modalidade em tempo recorde.

Mas é preciso entender que o e-commerce deve ser bem estruturado e integrado ao plano de negócios. Mesmo com muitas ferramentas e plataformas gratuitas disponíveis, é preciso encontrar parceiros com know-how comprovado, tanto na parte de marketing como na parte tecnológica, para atender com qualidade às especificidades do seu ramo de atividade.

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A desmotivação de um funcionário é algo preocupante para as empresas. Afinal, um colaborador que não está feliz no seu trabalho pode passar por alguns obstáculos bem sérios, entre eles a baixa produtividade. Para entender o que desmotiva um vendedor, vamos explorar mais esse contexto voltado para a gestão de pessoas.

Certamente, o capital humano é considerado um dos mais, se não o mais importante de toda uma organização empresarial. Pois, são as pessoas que fazem o trabalho acontecer independente da tecnologia utilizada na empresa.

Um dos maiores desafios das lideranças é garantir que os seus liderados se mantenham motivados e engajados, principalmente quando esses liderados são os vendedores.

O vendedor é o primeiro colaborador a ter contato com o cliente: seja ele novo ou já existente na carteira. Por isso, ter um vendedor desmotivado é dar o primeiro passo para ter péssimos resultados. Essa pode ser a realidade de diversas empresas em diversos segmentos de mercado, entre elas as distribuidoras atacadistas.

Pensando em todo este cenário, vamos explicar neste conteúdo os aspectos que mais desmotivam os vendedores de uma distribuidora. Continue lendo para saber mais sobre o assunto!

Quais os problemas de ter um colaborador desmotivado?

O maior problema de ter um colaborador desmotivado, são os custos indiretos que muitas vezes não são levados em consideração pelos empresários.

Manter um colaborador sem produtividade e energia para desempenhar o seu trabalho, geram custos que na maioria das vezes não são calculados. Pois as entregas e os resultados diminuem tornando a hora de trabalho do funcionário mais cara do que o esperado.

Certamente muitos empresários buscam pela substituição do colaborador improdutivo, mas não observam os altos custos gerados com a demissão de alguém e a contratação de um novo funcionário. Já dizia o ditado: “O recrutamento mais caro é aquele feito para substituir quem deveria ter ficado.”

Por isso, é sempre bom entender o que está desmotivando o colaborador e tomar atitudes capazes de reverter a situação. Essa ideia de sempre colocar a culpa no próprio funcionário, além de injusto, torna os gestores cegos dos próprios erros.

O que desmotiva um vendedor? Confira 5 motivos

Todos os colaboradores estão sujeitos à desmotivação, seja qual for o setor. Portanto, os vendedores não estão salvos dessa situação nada agradável.

Os motivos que fazem um funcionário perder a vontade de trabalhar são vários, mas aqui vamos focar em cinco deles que mais impactam nos ânimos dos vendedores.

1. Falta de reconhecimento

A falta de reconhecimento vem em primeiro lugar porque podemos considerar esse o motivo que mais desanima os colaboradores. Ter uma equipe de vendas e não reconhecer o trabalho que eles fazem, é o mesmo que dar um tiro no próprio pé.

O salário e as comissões são obviamente muito importantes, mas somente isso não basta. Achar que os bons resultados nas vendas não é mais que a obrigação do vendedor, é nutrir um estilo de liderança bastante ultrapassado.

Elogiar em público e reconhecer o bom trabalho de um vendedor fará que ele se sinta confiante com o próprio trabalho: feedbacks positivos também são bem-vindos.

Algumas dicas para começar a treinar e se tornar um líder melhor, são:

• elogiar o vendedor pelos bons resultados nos grupos de whatsapp da empresa;
• fazer um post no LinkedIn marcando o seu vendedor e mostrando como o comprometimento dele faz a diferença para a empresa;
• deixar recadinhos ou alguma lembrancinha na mesa do vendedor, ressaltando o quanto admira a capacidade ele de trazer bons resultados;
• ressaltar a qualidade das vendas do colaborador em uma reunião onde tem mais pessoas e outras lideranças.

Nunca deixe de dar feedbacks construtivos, mas sempre se lembre de dar feedbacks pelas características boas também. Quando o colaborador sabe que o trabalho dele está sendo relevante, logo sente vontade de contribuir mais.

Pratique isso na sua distribuidora e logo notará as melhorias na sua liderança.

2. Metas surreais

As metas são essenciais para o funcionamento de uma empresa, e assim não seria diferente em uma distribuidora. Mas o que não pode acontecer é a cobrança de metas abusivas.

As empresas definem metas com o objetivo de ter mais faturamento no final do mês, e isso não está errado. Agora, muitas vezes essas empresas não fazem uma análise swot de toda a organização e acabam exigindo uma força tarefa apenas dos vendedores.

É importante ressaltar que nem o melhor time de marketing e o melhor setor comercial do mundo conseguem vender um produto ruim. Ou pior, um modelo de negócio mal planejado.

Para definir as metas do seu time comercial, verifique se:

• o seu produto realmente tem demanda ou se ele está direcionado corretamente para o público-alvo;
• a sua distribuidora oferece as melhores condições de negócios e parcerias para os clientes: nem tudo é preço, relacionamento conta muito.
• o processo de logística e prazos de entrega estão sempre funcionando direitinho: você pode ter o melhor vendedor, mas se há problemas na entrega do produto, certamente o seu vendedor não poderá fazer nada.
• o seu setor comercial está munido das melhores ferramentas e softwares automatizados: o trabalho manual leva mais tempo e aumenta as chances de cometer erros.
• o que você espera de retorno nas vendas, realmente é possível levando em conta a sua estrutura atual: é fácil querer um alto volume de vendas, difícil é ter total capacidade estratégica de mercado, além de uma boa estrutura para abarcar todo esse volume.

Definir uma meta não é apenas pensar no quanto quer faturar, mas sim no quanto é capaz de vender. 

3. Falta de empatia

A empatia hoje em dia, é uma das principais competências comportamentais de uma pessoa: principalmente dos líderes. Por isso, a falta de empatia é algo que não pode passar batido.

Entender que os seus vendedores são seres humanos assim como você, já é um degrau importante para ser alguém mais empático. Nada melhor que manter uma rotina de conversa com o time para saber o que eles estão sentindo e quais os principais gargalos estão enfrentando.

Deixe que seus vendedores sintam que podem contar com sua ajuda sempre que precisar, assim como ter a certeza de que irá entendê-los quando estiverem passando por uma determinada situação: seja ela pessoal ou profissional.

Uma dica importante é estabelecer encontros frequentes para conversarem sobre o trabalho. Muitas empresas chamam esses encontros de One On One. Pois o principal objetivo dessa reunião é falar sobre as dificuldades do colaborador perante o seu trabalho.

O One On One não é o momento para falar de resultados ou alinhamento de tarefas, mas apenas para conversar sobre tudo que o colaborador está sentindo.

Teste essa metodologia e veja como tudo vai começar a fluir mais na frente!

4. Comparações entre vendedores

Este ponto é muito importante, porém merece ser curto e grosso. Pois ele já fala por si só com muita clareza.

Ficar comparando um vendedor com o outro, além de cruel, é a receita perfeita para desmotivar um colaborador.

Cada vendedor tem o seu jeito de trabalhar. Apesar das metodologias serem as mesmas aplicadas para todo o time, a personalidade e o jeito de trabalhar muda de pessoa para pessoa.

Busque entender como cada vendedor funciona e ofereça um acompanhamento personalizado para cada um. Todos podem ser excelentes no que fazem, mas cada um com o seu jeito.

Por isso, não faça comparação entre as pessoas, é exatamente a diversidade em todos os aspectos que faz a diferença.

5. Falta de estrutura e ferramentas de trabalho

Já falamos sobre a importância da estrutura de trabalho no ponto em que abordamos as metas abusivas. Mas isso é tão importante que merece destaque como um dos aspectos que mais desmotivam os vendedores.

Devido a era da internet em que vivemos, os processos de vendas se tornaram cada vez mais volumosos, complexos e rápidos. Pois tudo é feito por meio de mensagens em diversos canais, exigindo cada vez mais agilidade de quem está no setor comercial de uma empresa.

Em uma distribuidora atacadista, os vendedores recebem diariamente centenas de pedidos de produtos. Esse volume alto de pedidos exige muita atenção para evitar erros que tanto geram prejuízo financeiro como desgaste no relacionamento com o cliente.

Por isso, é extremamente importante que os vendedores de uma distribuidora tenham acesso a ferramentas que os assegurem de que todo o processo de vendas vá acontecer corretamente.

Já imaginou ter que fazer manualmente a venda de milhares de produtos por dia? Com certeza em algum momento vai ocorrer algum ou até alguns erros.

Uma boa estrutura não é apenas mesa de trabalho, computador e internet veloz. É oferecer o que os vendedores precisam para desempenhar as suas funções com qualidade e responsabilidade: tecnologias, por exemplo.

Espero que este conteúdo tenha te ajudado a entender o que desmotiva um vendedor e possa contribuir para você aplicar melhorias na sua distribuidora.

Compartilhe em suas redes sociais ou com seus amigos. Até a próxima!

Há um certo tempo o mercado vem falando sobre sistemas de integração unificado (ERP), mas ainda assim é bastante comum que os empresários e gestores tenham dúvidas sobre o assunto. Por isso, neste post vamos falar sobre o que é ERP e porque sua empresa não deveria viver sem ele.

Se você é um distribuidor atacadista e quer saber como desenvolver a sua empresa garantindo alta performance nas vendas e competitividade, confira este conteúdo até o fim e saiba como a tecnologia pode te ajudar com isso.
Conheça o tão sonhado Planejamento de Recursos Empresariais e leve a sua distribuidora para outro patamar. 

O que é ERP?

O ERP é a sigla do termo inglês Enterprise Resource Planning, que trazendo para o nosso idioma, significa Planejamento de Recursos Empresariais. Essa foi a nomenclatura dada para o software capaz de integrar todas as gestões de uma empresa. Isso mesmo, ele é desenvolvido para centralizar e desburocratizar todas as informações que uma organização pode ter.

Independente do tamanho da empresa, a quantidade de dados gerados são enormes devido aos vários setores que nela podem existir.
Toda organização tem em sua maioria:

• setor financeiro;
• setor de recursos humanos e departamento pessoal;
• área comercial e vendas;
• marketing e comunicação;
• contabilidade, controladoria e fiscal;
• administrativo e operacional, além de;
• estoque e logística, no caso de distribuidores, por exemplo.

Diante de tantas áreas que compõem uma empresa, fica fácil entender o porquê da necessidade de se ter um sistema para integração de softwares distintos.

De uma forma bem resumida e simples de explicar: o ERP é o sistema responsável por coletar os dados de todos os setores e centralizá-los em um único local.

Dependendo da empresa em que você esteja, vai ouvir o termo “módulo” para designar os softwares de cada setor.

Qual a importância do ERP?

Ter uma visão de 360º, ou seja, uma visão completa da empresa, é sem dúvidas a necessidade de todo e qualquer empresário que precisa estar por dentro do seu negócio e tomar importantes decisões.

Por causa desta necessidade, o ERP se torna a solução ideal para o problema. Afinal, com as informações centralizadas, tanto o empresário quanto os colaboradores passam a entender o cenário no qual a empresa está passando.

A partir do momento em que é possível analisar de uma forma clara e transparente os resultados financeiros, comerciais e desenvolvimento humano, os gestores do negócios saberão onde a empresa está indo bem ou não.

Além de centralizar os dados de diversos setores, o ERP também faz o papel de cruzar alguns deles. Por exemplo, digamos que uma distribuidora aponta em seus dados de departamento pessoal, que 50 motoristas utilizam o plano de saúde ofertado pela empresa como benefício, e naquele momento, o empresário quer saber o quanto equivale em valores esses benefícios.

Com a integração de sistemas, ele consegue analisar os dados de departamento pessoal e ainda bater a informação com os dados financeiros da empresa. Garantindo assim mais segurança no dinheiro que está entrando e saindo.

Esse foi apenas um simples exemplo, mas é importante entender que o ERP vai muito além disso. Ele consegue não ser apenas eficiente, mas também essencial.

Por que o ERP é essencial para o distribuidor atacadista?

Já parou para pensar na quantidade de setores e informações que uma empresa de distribuição pode ter? Além de todas as áreas administrativas, devemos levar em conta alguns setores que são de exclusividade das empresas desse segmento, como estoque, logística e abastecimento.

Para um gestor analisar cada área de forma individual, certamente ele precisaria acessar no mínimo uma dezena de sistemas de gerenciamento.

Esse trabalho se torna trabalhoso, cansativo e o pior, totalmente passível à más interpretações de dados e consequentemente péssimas tomadas de decisões.

Quanto mais informações soltas e individualizadas, mais chances de se perder nelas, deixando passar aspectos importantes.

A importância de integrar o ERP com o software de vendas

O ERP como vimos, é o sistema responsável por centralizar todos os dados de uma empresa, já o software de vendas também conhecido como CRM, é a ferramenta responsável por toda a gestão comercial, indo desde a prospecção e negociação até o relacionamento com o cliente.

Certo, mas por que a integração desses dois sistemas é tão importante e merece destaque? A resposta é simples, o software de vendas está ligado ao setor encarregado de fazer a máquina principal da empresa funcionar.

Todos os setores são importantes, mas sabemos que sem as vendas e estratégias comerciais, a empresa não vai pra frente. Assim como este setor precisa de outros para dar continuidade ao trabalho, os outros setores dependem dele para existir.

Se levarmos em consideração o processo que leva um cliente da negociação ao fechamento da compra, percebemos as várias etapas e pontos de contato que ele passa para enfim ter o produto ou serviço.

O cliente pode até não perceber esse processo, mas internamente na empresa, fica claro para os vendedores cada etapa do funil de vendas. Uma equipe comercial que trabalha com o uso de metodologias de vendas, no mínimo gerencia as seguintes etapas:

• prospecção;
• abordagem consultiva;
• negociação;
• apresentação de proposta;
• fechamento da venda;
• relacionamento com o cliente.

Já pensou em ter que acompanhar cada etapa dessa sem a centralização das informações? Isso se torna mais difícil quando a empresa tem maturidade em Inbound Marketing e necessita de um setor de pré-vendas para fazer a qualificação das prospecções geradas.

Portanto, é extremamente importante ter a integração do ERP com o sistema de vendas. Afinal, não é inaceitável que dados se percam no setor tão crucial para uma empresa. Acompanhar a jornada de compra é fundamental.

Benefícios do sistema integrado

Nem falamos dos benefícios ainda, mas só pela explicação sobre ERP, já sabemos que eles existem. Por isso, separamos 7 benefícios que essa tecnologia pode trazer:

1. Produtividade das equipes de trabalho

Já ficou claro o papel do ERP em uma organização empresarial. Como vimos, ele centraliza as informações e as processa de uma forma que fica mais fácil e seguro de interpretar.

Dessa forma, a produtividade seja o benefício mais fácil de sentir assim que o sistema é implementado na empresa. Isso acontece porque os colaboradores passam a acompanhar tudo em um único lugar e em poucos cliques.

As inúmeras planilhas salvas em diversas pastas e que muitas vezes nos fazem perder tempo por vários motivos, também vão deixando aos poucos de existir e fazendo assim com que as equipes tenham mais tempo para se dedicar às tarefas mais estratégicas.

2. Clareza nas informações

Sabe quando uma mesa de trabalho tem objetos por todos os cantos e misturados de todas as formas, daí passamos os olhos diversas vezes e não encontramos o que precisamos? Pois é, isso acontece com os dados quando não tem um ERP para ajudar.

Assim como fica mais fácil encontrar uma caneta quando ela está organizada na mesa mesmo estando com outros objetos, também são os dados que facilmente são localizados e interpretados sem muita dificuldade.

Isso acontece, porque além de centralizar informações, o ERP também organiza de um modo que facilita a vida do usuário.

3. Menos custos com TI

Implantar um ERP na empresa pode até gerar um certo investimento, mas como o próprio nome diz, investimos aqui para colher ali.

Centralizar os custos de TI em um único sistema pode sair bem mais barato do que 10, 20 ou mais sistemas rodando cada um no seu lugar.

Por isso, é importante colocar esses custos na ponta do lápis, falar com uma empresa especialista em ERP e finalmente fazer uma comparação.

Certamente os cálculos mostrarão à você a diferença de valores. E contra dados não há argumentos!

4. Informações centralizadas

O que mais destacamos aqui foi a centralização de informações. Não tinha como ser diferente, afinal, o ERP foi feito exatamente para isso.

A importância de ter os dados e informações centralizados, garante aos times uma performance bem mais acentuada devido a facilidade de se fazer relatórios e encontrar pontos de melhoria, assim como identificar onde a empresa está acertando para continuar fazendo ou até mesmo aprimorando.

Sem o ERP, as informações estarão todas separadas e exigirá do colaborador ou gestor, saber manusear todos os sistemas que a empresa tem para cada setor. Vamos concordar que essa não seria a melhor opção, não é mesmo?

5. Padronização de processos

Quer saber como viver um verdadeiro caos na sua empresa? Então deixe os processos serem feitos de cada um de jeito.

Com o uso de ERP, os processos passam a ser padronizados porque o sistema é um só. Portanto, tudo é encontrado e analisado em um único lugar. Dessa forma, não é necessário que cada setor crie o seu processo de dados e informações, basta criar um, padronizar e alinhar com todos que forem segui-lo..

6. Relatórios avançados

Não existe nada pior que um relatório incompleto! Para saber se o relatório é completo ou não, basta notar a ausência de um dado que deveria estar lá.

Muitas vezes, devido a vários sistemas individuais e muitos sem a solução ideal para o problema, os dados mais relevantes que ajudam e tomar uma decisão importante não consta no relatório.

Quantas vezes você ficou dependendo de uma informação que só o colega pode te dar porque é ele quem utiliza determinado sistema? E quantas vezes esse colega disse que não é possível obter a tal informação?

Para um distribuidor atacadista, esse seria um sério problema. Estamos falando de uma empresa que precisa constantemente decidir algo baseado em informações.

Se a empresa tiver um ERP, essa dependência ou ausência de um dado por causa de determinado sistema, deixa de existir.

7. Tomada de decisão e um planejamento estratégico mais eficiente

E finalmente chegamos no benefício mais divisor de águas que existe. Estamos falando do Planejamento Estratégico.

Toda empresa que se preze, faz um planejamento estratégico bem elaborado pelo menos uma vez por ano. É nesse momento que a organização se questiona diversas vezes onde quer chegar e o que fazer para conseguir chegar. Tudo baseado no cenário de mercado e na economia.

Após esse planejamento devidamente construído, os gestores têm uma difícil tarefa: tomar a decisão de seguir ou não com os planos.

Pode parecer fácil, tomar decisões que irão nortear uma empresa é bastante difícil e doloroso. Sempre dá um frio na barriga e o receio de que não vai funcionar. Porém, empresários e gestores experientes, sabem que esse receio faz parte do momento e buscam nos dados reais da empresa a melhor decisão a ser tomada.

Agora nos perguntamos: é possível tomar decisões tão importantes sem a ajuda de um sistema transparente e seguro? Certamente você responderá: não!

Por isso, o ERP é essencial para essa jornada estratégica da empresa.

O que pode ser integrado com o ERP?

Enfim, já falamos aqui neste post sobre o que é o ERP, a sua importância para o desenvolvimento e os principais benefícios que ele pode proporcionar.

Mas a pergunta que não podia faltar: afinal, o que pode ser integrado com o ERP? Se levarmos em consideração tudo que ERP pode fazer por você e sua empresa, digamos que ele integra as principais áreas da sua empresa.

Entre os softwares mais integrados nesse tipo de solução estão:

• sistema financeiro;
• batida de ponto eletrônico;
• sistema de departamento pessoal, por exemplo, folha de pagamento;
• sistema fiscal;
• software contábil;
• CRM – vendas e pré-vendas;
• transporte e logística;
• software de gestão de frota;
• software de pedidos de compras;
• sistema de controle de estoque, e etc.

Esperamos que este conteúdo tenha lhe ajudado a entender porque o ERP é tão importante para a sua distribuidora. Se você ainda não tem essa solução na sua empresa, fale com especialistas no assunto e saiba como se tornar um distribuidor atacadista de destaque com o uso da tecnologia.

Até o próximo conteúdo!

Os anos vão se passando e cada vez mais ouvimos falar sobre BI. Mas afinal de contas o que é BI – Business Intelligence? Como ele funciona e como ele pode nos ajudar?

Se você tem essas e outras dúvidas sobre o assunto, saiba que esse artigo vai te ajudar a esclarecê-las. Além de mostrar como essa metodologia tecnológica é capaz de transformar para melhor os resultados da sua distribuidora atacadista.

Ficou curioso? Então continue a leitura e tenha bons insights para a sua empresa.

O que é BI?

A sigla BI vem do termo em inglês “Business Intelligence”, traduzindo para o português: Inteligência de Negócios.

O Business Intelligence nada mais é que um grupo de metodologias e tecnologia que fazem dos dados um eficiente conjunto de informações perfeitas para boas análises e compreensão holística do negócio.

A tecnologia do BI é capaz de reunir todas as informações existentes no sistema da empresa, o ERP por exemplo. E dessa forma, traz vantagens para a empresa: os melhores projetos e ações que visam o crescimento de uma empresa, partem na maioria das vezes de uma análise feita por meio do Business Intelligence.

Com o BI, os empresários e gestores conseguem entender os resultados de uma empresa, desde o previsto e realizado de todas as metas até os motivos que fazem os resultados serem bons ou não.

Apesar de se tratar de um método de gestão, o BI também é considerado uma tecnologia. Pois a empresa precisa de uma ferramenta de BI para conseguir cruzar as informações e analisá-las com facilidade. Algumas dessas ferramentas são:

• Power BI;
• Google Data Studio;
• Sales Force;
• Board, e;
• Domo.

Por que o BI é tão importante para o distribuidor atacadista?

O BI é uma tecnologia essencial para todos os tipos de empresas, portanto, para o distribuidor atacadista não seria diferente.

Esse tipo de empresa tem um sistema de atuação bastante complexo e detalhado, além de uma rigorosa qualidade nos processos tão necessários para garantir o sucesso das suas operações.

Devido a isso, a essa complexidade, o BI se torna a ferramenta fundamental para garantir o crescimento de uma distribuidora. Afinal, quanto mais processos, informações e pessoas envolvidas, mais necessário se torna ter um sistema capaz de dar respostas cruciais para o bom desempenho.

Já parou para pensar em quantas ocorrências podem acontecer em uma única rota de entrega de mercadorias? E os gargalos que acontecem no ciclo do perdido? Em que estágios de todo o processo esses problemas mais ocorrem?

Até aqui questionamos a área de armazenamento e logística. Mas e quanto aos setores de vendas, faturamento e financeiro? Tudo isso pode ser analisado profundamente com a ajuda de um BI.

Qual a diferença do BI com o ERP?

Se este tópico está aqui, é porque existem histórias de confusão entre BI e ERP. Como as duas tecnologias são responsáveis pelo processamento de dados, é comum muitos acharem que são basicamente a mesma coisa. Porém, não são!

O ERP (Enterprise Resource Planning) – confira mais sobre esse assunto aqui – é um sistema capaz de integrar as informações de todos os setores em um único local. Ou seja, ao invés de um sistema para cada setor da empresa, existe a possibilidade de apenas um que integra todos os outros.

Já o BI como vimos até aqui, é a tecnologia capaz de processar esses dados e disponibilizá-los de modo que fique claro a situação da empresa tanto em relação aos seus processos internos como perante ao mercado.

Dessa forma, por meio de uma explicação bem resumida, um sistema é responsável por coletar os dados e integrá-los com mais transparência, já o outro é responsável por transformar esses dados coletados em informações estratégicas.

Principais benefícios do BI para o atacado distribuidor

Certamente, o BI tem suas diversas vantagens. E para o distribuidor atacadista separamos cinco delas. Continue lendo para saber quais são!

1. Aumento das vendas

O aumento nas vendas é talvez o mais importante. Afinal, para continuar crescendo é preciso ter sucesso no fluxo de caixa.

Com o BI, o vendedor consegue ser mais estratégico na hora de prospectar: tanto para novos clientes quanto para clientes já existentes na base. A empresa de distribuição de produtos, faz parte de um cenário onde mais importante que ter novos clientes é garantir que os atuais continuem comprando.

Dados como a quantidade de pedidos recebidos por mês e o quanto um determinado cliente contribui para a meta de vendas do mês, são apenas dois dos diversos dados estratégicos que uma distribuidora pode ter ao utilizar o BI.

O BI também pode mostrar por meio de dashboards bastante claros e fáceis de analisar, qual a marca de produtos é responsável pelo sucesso de vendas da empresa, por exemplo.

2. Proatividade das equipes estrategistas

Com certeza todas as equipes de uma distribuidora precisam ser estratégicas, desde o time de contabilidade até mesmo o de logística. Mas existem alguns setores onde as equipes não podem deixar de ser estratégicas em nenhum momento. Por mais que existam processos, elas estão constantemente precisando se adaptar às mudanças. Uma dessas equipes é o marketing da empresa.

Você já refletiu sobre o quanto o avanço rápido das tecnologias e da comunicação estão mudando frequentemente o comportamento do consumidor?

As equipes de marketing dormem e acordam tendo que se adaptar todos os dias às novas metodologias e cenários do mercado. Diante de tanta mudança efêmera, apenas uma ferramenta altamente desenvolvida para análise de dados consegue ajudá-los a criar novas estratégias de marca e atração.

Por isso, o BI é essencial para que esses colaboradores sejam mais proativos, visionários e inovadores. Trabalhar apenas com achismos não faz parte da tarefa dessas equipes.

Além do marketing, outros setores também se enquadram nessa necessidade de mudanças constantes. A área de Recursos Humanos é um deles. Os processos seletivos de hoje já são bem diferentes dos de antes e as estratégias de endomarketing estão cada vez mais avançadas. Tudo isso graças ao avanço da tecnologia de análise de dados.

3. Diminuição de custos

Muitas vezes os custos de uma empresa estão ocultos porque não conseguimos identificar para onde o dinheiro está indo.

Em uma distribuidora atacadista por exemplo, além dos custos que não identificamos, existem outros que são identificados e ignorados pelo simples fato de há muitos anos fazerem parte do negócio.

Os pedidos em PDF a título de exemplo, costumam gerar alguns custos que poderiam ser evitados. Pois esse tipo de trabalho geralmente é manual e passível de erros frequentes. Todos esses erros acarretam em custos que se transformam em prejuízos.

Uma ferramenta de BI pode não só levantar os dados, mas também apresentar por meio de gráficos inteligentes onde os erros acontecem e o quanto eles fazem com que a empresa deixe de lucrar.

Uma vez identificado os erros na etapa de pedidos, por exemplo, a empresa pode adotar medidas a fim de evitá-los. O uso de tecnologias feitas para solucionar isso, é uma delas. Contra dados, não há argumentos!

4. Melhor tomada de decisões 

Depois de todos os benefícios que vimos até aqui, fica fácil falar sobre este em específico. Afinal, a tomada de decisão depende claramente de dados reais e fiéis.

Sem sombra de dúvidas, o BI é a ferramenta perfeita para nortear o empresário quanto ao caminho ideal para tocar sua empresa.

Para fazer o planejamento estratégico de uma distribuidora atacadista, é preciso saber aspectos importantes a respeito do negócio. Alguns deles são:

• novas frentes de mercado: o que é promissor para a distribuidora garantir sua liderança? Quais novos produtos podem fazer parte do seu negócio? O que o público de determinadas regiões mais consomem?
• cortar estratégias ruins: mais importante do que identificar novas estratégias para a empresa, saber cortar o que não funciona é uma delas.
• investimento: não basta saber o que vai ser feito daqui pra frente, é necessário saber o quanto vai ser investido com tal;
• reestruturação interna: entender os processos internos da empresa e buscar aprimorá-los – desde tarefas até novos cargos ou setores – é essencial para o crescimento da organização;
• metodologias de vendas: as melhores vendas são feitas a partir do momento em que se sabe quem é o seu cliente e o comportamento dele, por isso, toda e qualquer metodologia de venda só vai funcionar se existirem tais informações.

Apenas uma ferramenta de inteligência de negócios será capaz de dar as melhores respostas para cada solução. Sejam essas citadas acima ou várias outras que venham a ser necessárias. 

5. Melhor relacionamento com o cliente

E finalmente, chegamos a um dos benefícios que vai garantir a perpetuidade da empresa: o relacionamento com o cliente.

Para sabermos o quanto é importante um bom relacionamento com o cliente, basta nos colocarmos no lugar dele e nos perguntarmos: será que eu voltaria a comprar com a minha empresa se o cliente fosse eu?

O BI traz informações essenciais para saber até onde os clientes estão satisfeitos com a sua distribuidora. Se você identifica que nos últimos 6 meses um determinado cliente devolveu a mercadoria pelo menos uma vez por mês, já fica um alerta sobre como anda essa relação.

Na maioria das vezes as reclamações e as ameaças de deixar a parceria com o fornecedor não chegam aos ouvidos dos executivos da empresa, porém se a distribuidora tem uma tecnologia capaz de apresentar números que levem a essa conclusão, fica mais fácil corrigir os erros e manter o cliente satisfeito.

Fora que além de todo um aparato e visão 360º da distribuidora, o BI fornece dados aos vendedores capazes de ajudá-los a entender como cada cliente funciona. Quer se tornar íntimo do seu cliente e fazê-lo se sentir exclusivo? Então trate cada um deles de forma personalizada.

E para finalizar, não podemos deixar de dizer que o BI é hoje uma tecnologia fundamental para manter a competitividade no mercado. Se o seu concorrente tem o Business Intelligence como grande aliado e você não, com certeza ele está anos luz à sua frente.

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Toda empresa que tem o mínimo de seriedade, busca crescer no mercado, seja alcançando novas praças ou aumentando o seu mix de produtos ou serviços. Para isso, é importante ter suas contas equilibradas e garantir o lucro da organização. Porém, nem sempre isso acontece e a empresa acaba tendo prejuízos financeiros.

Com a perda de dinheiro constante e sem nenhuma solução, a empresa fica tão comprometida que chega ao ponto de cortar importantes investimentos, entre eles, o capital humano que é responsável pelo seu desenvolvimento.

Quando falamos em prejuízo financeiro, muitas vezes nos vêm à mente situações óbvias que fazem as empresas registrarem resultados negativos. Mas é fundamental sabermos que algumas ocorrências costumam acontecer no dia a dia de modo que os gestores ficam cegos diante do problema.

As empresas de distribuição de produtos – alimentícios, higiene, cosméticos e etc – estão entre as empresas que podem sofrer sérios problemas financeiros quando a gestão não tem um cuidado especial. Por isso, é importante estar sempre de olho nas falhas ocorridas dentro de um processo e buscar soluções para o obstáculo. Afinal, tudo pode virar uma bola de neve e comprometer então, o capital de giro da empresa.

Você trabalha em uma distribuidora e quer entender qual prejuízo financeiro sua empresa pode estar sofrendo? Então continue a leitura e saiba por que as empresas precisam ficar atentas!

O que é prejuízo financeiro?

Antes de falarmos diretamente sobre uma falha comumente encontrada nas empresas de distribuição, é necessário primeiro entender do que realmente se trata um prejuízo..

Obviamente, o prejuízo é algo que está relacionado à perda. Seja uma pessoa que perdeu seus móveis em uma enchente ou até mesmo uma grande empresa que sofreu um sério dano, seja nas suas vendas, no seu patrimônio ou investimentos.

Quando falamos de dinheiro, o cálculo para saber se houve prejuízo ou não, é bem simples. Se o retorno for maior que o valor investido, houve o tão esperado lucro, porém, se o resultado for menor, houve o temido prejuízo financeiro.

O que poucas pessoas não sabem, é que existem situações que geram perdas e de tanto isso acontecer na rotina de trabalho, os gestores passam a enxergar essa perda como algo normal no dia a dia. Dessa forma, perdem dinheiro ao longo do tempo e deixam de ter mais recursos para fazer bons investimentos na empresa.

Esse tipo de situação é bastante comum nas distribuidoras, mas antes de falarmos sobre isso, vamos entender quais os prejuízos que podem acontecer nesse tipo de organização, incluindo aquelas que todo mundo vê.

Quais prejuízos uma empresa de distribuição pode sofrer?

Assim como toda e qualquer empresa, uma distribuidora não está livre de situações que a fazem perder dinheiro. Por isso, vamos listar a seguir as mais comuns, inclusive aquelas que facilmente são percebidas. 

1. Produto em excesso no estoque

Ter produtos a mais no estoque pode parecer algo bom, mas pode ser um grande prejuízo se esses produtos não tiverem saída.

Quando não se planeja bem a compra de produtos ou não se conhece o comportamento do do seu público, o risco de ter produtos sobrando no estoque é bem maior. Claro que esse tipo de situação pode ocorrer por vários outros motivos, mas na maioria das vezes está ligada ao fator: demanda/praça.

Por isso, é fundamental um bom planejamento para evitar tal prejuízo.

2. Produto em falta

Ao contrário do caso anterior, a falta de produto também é um grande problema. Daí a importância do equilíbrio que sempre depende de um bom planejamento.

Se existe uma demanda, mas o produto não está disponível, o cliente – supermercados e lojas no caso de distribuidoras – acaba buscando em outro fornecedor o produto desejado.
Para uma empresa perder um cliente, basta que ele experimente comprar de outro e ter uma boa experiência na compra. Caso isso aconteça, dificilmente ele voltará para você e assim a empresa é deixada para trás.

3. Impostos mal calculados

Esse problema não só traz prejuízos financeiros diretos, como também compromete a empresa com as fiscalizações governamentais. As multas e penalidades causadas por um erro no pagamento de impostos, podem fazer uma distribuidora perder mais dinheiro do que propriamente com o erro do cálculo.

4. Frota própria de veículos

Se ter um veículo já é quase como ter um filho, imagina ter uma frota com dezenas ou até centenas de caminhões, carretas e etc.

A gestão da frota é um dos mais desafiadores, pois envolve cuidados com a segurança, a higiene, a legislação trabalhista e legalidade perante os órgãos competentes que fiscalizam irregularidades dos transportes nas estradas, no Brasil se trata da ANTT – Agência Nacional de Transportes Terrestres.

5. Ausência de tecnologia

Já se fala tanto de tecnologia que muitas vezes parece papo chato, mas isso acontece porque ela vem cada vez mais evoluindo e grande parte das empresas não estão se apegando a esse detalhe.

A tecnologia deve ser o principal investimento das empresas, principalmente neste mundo cada vez mais conectado e volátil. Acontece que na hora de fazer economias, muitas empresas cortam as tão necessárias ferramentas e partem para soluções ineficazes.

As planilhas de excel talvez tenham sido uma das soluções mais fantásticas até hoje, porém, são muitas vezes utilizadas para fazer a gestão completa de uma empresa, deixando assim, margem para graves erros e consequentemente o prejuízo financeiro. Além disso, dados errados comprometem muito na hora de tomar decisões.

Sendo assim, já que estamos falando de tecnologia e processos pouco eficientes, vamos agora falar sobre um dos principais prejuízos que acontecem nas distribuidoras, mas que ninguém vê.

Qual o prejuízo financeiro que ninguém vê em uma distribuidora?

Parece bastante audacioso falar sobre um problema que ninguém vê, mas é sobre esse ponto que é importante ressaltar. Segundo o especialista em criatividade Kevin Ashton, “olhar não é o mesmo que ver”.

Essa falha acontece em diversas empresas, mas nas distribuidoras podemos destacar uma em específico: a lista de pedidos do cliente.

Hoje, muito conhecido internamente como o “pedido PDF”, as empresas (lojas, supermercados e etc) solicitam os pedidos de mercadorias às distribuidoras por meio de um arquivo em PDF. A partir daí, o vendedor recebe essa lista e começa a preparar todo o pedido que será enviado logo em seguida. Qual o maior problema de tudo isso?

A operação humana pode ser falha, e se você é gestor, não adianta dar lição de moral e dizer que os vendedores não podem errar, pois quando erramos a primeira frase que muitas vezes falamos é: errar é humano.

Não estamos querendo dizer que os erros devem sempre ser tolerados, mas que o trabalho 100% humano está sujeito a erros que podem gerar prejuízos financeiros.

Dependendo do cliente, uma única lista pode ter centenas de produtos, sem contar que o vendedor não atende apenas um cliente por dia. Por isso, o “pedido em PDF” faz parte de um processo que precisa ser melhorado.

Certo, entendemos até aqui. Mas por que esse é um prejuízo financeiro que ninguém vê? A resposta é simples, todos olham para o problema e sabem que ele existe, mas ninguém o enxerga como um grave fator que faz uma distribuidora perder dinheiro.

Os erros do “pedido PDF” já se tornaram tão comuns que as empresas buscam alternativas, muitas vezes graves, para reverter o prejuízo. O mais comum é descontar o valor na folha de pagamento do vendedor, o que pode gerar processos trabalhistas. Mas isso é assunto para outro momento.

Exemplo básico da situação

Digamos que o vendedor recebeu um pedido com 200 produtos no qual ele vai ter que digitar manualmente cada produto. Entre estes 200 produtos estão 10 toneladas de feijão.

Após um erro na formulação do pedido, o cliente recebeu 15 toneladas de feijão e resolveu devolver o produto para a distribuidora. Toda essa mercadoria, além da tributação, gerou para a distribuidora custos e despesas como horas trabalhadas do colaborador, logística, furos no estoque, entre outros.

Um dos principais transtornos de toda essa situação, é o fato de ser comum as mercadorias serem devolvidas por completo à distribuidora. Neste caso, o supermercado não devolveria apenas as 5 toneladas excedentes, mas sim as 15 toneladas que chegaram até ele. Isso impacta desde a produtividade dos colaboradores até o fluxo de caixa da empresa.

Nós não vamos fazer o cálculo do prejuízo aqui, porque varia de acordo com cada cenário e empresa. Mas e você? Já parou para fazer os cálculos desse tipo de erro todo final de mês na sua empresa?

Investir em tecnologia é bem mais barato que o valor do dinheiro que está perdendo.

Como a tecnologia pode ajudar com esse problema?

É só olhar para as grandes empresas do Brasil e do mundo que logo vão entender porque elas são as maiores. A tecnologia é hoje algo essencial e fundamental para a sobrevivência de uma empresa.

As distribuidoras contam hoje com diversos recursos tecnológicos que garantem o sucesso das suas operações. A situação preocupante diante desse cenário, é que elas investem na automação de galpões e logística, deixando a desejar nos processos internos administrativos, por exemplo, o setor de vendas.

Soluções como a Polipedidos PDF – clique aqui para conhecer, são desenvolvidas a fim de evitar erros na gestão comercial e garantir que o cliente receba seus produtos exatamente como pediu. Além da distribuidora evitar o prejuízo financeiro, ainda garante um bom relacionamento com seus clientes. Afinal, ninguém aguenta permanecer com um fornecedor que erra constantemente e só dá dor de cabeça. Não é mesmo?

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